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Kreisverwaltung schafft Papierberge ab

Dahmeland-Fläming Kreisverwaltung schafft Papierberge ab

Die Kommunikation mit dem Jobcenter soll in Dahme-Spreewald einfacher werden: schnellere Auskünfte und weniger Wartezeiten erhofft sich der Landkreis von den neuen digitalen Akten. Die Verwaltung hat zudem die Möglichkeit, digitale Rechnungen zu bearbeiten. Doch auch, wer nicht papierlos kommunizieren will, braucht vor der Zukunft keine Angst zu haben.

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Ganz abgeschafft werden sollen die Papierakten nicht, doch der verzicht auf diese gilt als effizient und zudem als ökologisch sinnvoll.

Quelle: dpa

Dahmeland-Fläming. Die Zukunft naht mit großen Schritten: Dahme-Spreewald baut nach und nach die Papierberge in der Verwaltung ab. Im Jobcenter gibt es ab jetzt digitale Akten, zudem hat die Kreisverwaltung ein interkommunales Modellprojekt zu digitalen Rechnungen durchgeführt.

„Mit Hilfe der elektronischen Akte werden im Jobcenter Dahme-Spreewald die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst“, heißt es in einer Mitteilung des Landkreises. Das Jobcenter soll so zu einem papierarmen Dienstleister werden. Die Jobcenter-Kunden können zwar wie gewohnt alle Anliegen per Briefpost ans Jobcenter schicken, doch werden die Schriftstücke digitalisiert. „Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird“, teilt die Verwaltung mit. Die gespeicherten Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Die eingeschickten Papier-Unterlagen werden nach acht Wochen vernichtet. Vorteile für die Kunden seien kürzere Wartezeiten und schnellere Auskünfte. Der Datenschutz, darauf legt der Kreis Wert, habe dabei die allerhöchste Priorität.

Papierflut soll reduziert werden

Auch die Kreisverwaltung selbst schafft einen teil ihrer Papierflut ab. Dort können seit neuestem auch digitale Rechnungen bearbeitet werden. Im Rahmen eines interkommunalen Modellprojektes hatte der Landkreis mit den Städten Lübben, Königs Wusterhausen und Wildau sowie der Gemeinde Eichwalde einen Umsetzungsleitfaden zur Einführung der so genannten E-Rechnung entwickelt. Das Projekt sollte auch für die anderen Kreise und Kommunen ausloten, was eine solche Einführung der elektronischen Rechnung bedeutet.

Spätestens im November 2019 werden laut einer EU-Richtlinie alle öffentlichen Aufträge mittels dieser digitalen Rechnungen bezahlt werden. „Dafür fehlt im Moment noch der gesetzliche Rahmen in Deutschland“, sagt Karsten Donquast, Dezernent in der Kreisverwaltung Teltow-Fläming. Auch sein Kreis befasst sich mit der zunehmenden Digitalisierung. „Das ist kein Projekt, bei dem man einen Schalter umlegen kann und dann klappt alles“, sagt er. Vielmehr müsse zunächst der genaue Beleglauf analysiert werden, anschließend werde überprüft, wie die Rechnungen überführt und im Kreis-System darstellbar gemacht werden könnten. „Genau deshalb sind solche Modellprojekte so wichtig“, sagt der Dezernent, „wir können da in einen Erfahrungsaustausch treten und partizipieren.“

Kleinere organisatorische Probleme

Das Fazit seiner Kollegen in Dahme-Spreewald nach Abschluss des Projekts klingt positiv: Zwar habe die Einführung der digitalen Rechnung kleinere organisatorische Probleme mit sich gebracht, wie Kreis-Sprecherin Heidrun Schaaf auf Anfrage mitteilt, aber dies seit bei der Menge von 250 Rechnungen am Tag zu erwarten gewesen. Auch nach dem Ende des Projektzeitraums werden die ein- und ausgehenden Belege e-rechnungsfähig bearbeitet. „Nun bleibt abzuwarten, wie intensiv die Unternehmen die Möglichkeit nutzen, E-Rechnungen zu senden“, so die Sprecherin der Kreisverwaltung. Bislang seien allerdings noch keine elektronischen Rechnungen eingegangen.

Das Modellprojekt des Landkreises war vom Bundesfinanzministerium mit 30 000 Euro gefördert worden. Für die Umstellung der Rechnungsbearbeitung müssen neben den organisatorischen auch die technische Voraussetzungen geschaffen werden. Karsten Donquast vom Kreis Teltow-Fläming weiß, dass einiges auf die Verwaltungen zukommen wird: „Eine solche Umstellung erfordert einen erhöhten Personalaufwand und Investitionen in die IT.“ Tatsächlich zählt Dahme-Spreewald bei den Kostenstellen auch externe Berater, die Erweiterungen der Buchhaltungssoftware und zusätzliche Scanner auf. Diese werden gebraucht, um die Papier-Dokumente automatisch maschinenlesbar zu machen. Doch beide Landkreise gehen nicht davon aus, in absehbarer Zeit komplett auf das Papier verzichten zu können. „Es wird absehbar immer noch Prozesse geben, die Papierform benötigen“, heißt es aus Dahme-Spreewald, „und auch Bürger, die nicht elektronisch mit der Verwaltung kommunizieren wollen.“ Für diese werde es auf jeden Fall auch weiterhin das gewohnte Papierformat geben, verspricht die Kreisverwaltung.

Von Saskia Kirf

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