In der Kreisverwaltung werden derzeit viele Aspekte der Corona-Krise gemanagt. Gleichzeitig muss das Haus auch andere wichtige Aufgaben erledigen. Vizelandrätin Susanne Rieckhof ist für die internen Abläufe zuständig und berichtet, was Corona mit der 1000-Mitarbeiter-Verwaltung macht.
Frau Rieckhof, viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter wegen Covid-19 ins Homeoffice geschickt. Bei Ihnen dürfte das nicht so einfach sein, oder?
Susanne Rieckhof: Nein, das ist schon technisch gar nicht im vollen Umfang möglich. Das macht die Situation für uns kompliziert. Wir müssen funktionsfähig bleiben aber gleichzeitig auch die Mitarbeiter so gut wie möglicht schützen. Wir haben deshalb früh unsere Häuser für Publikumsverkehr geschlossen. Dann haben wir das Zeitfenster für die Arbeitszeit deutlich erweitert. Unsere Mitarbeiter können jetzt zwischen 5 und 21 Uhr ins Büro kommen und versetzt arbeiten. Damit wollen wir erreichen, dass in jedem Raum nur eine Person anwesend ist.
Kann überhaupt jemand ins Homeoffice?
Grundsätzlich wollen wir das schon aus rein praktischen Erwägungen für einen Teil unserer Belegschaft. Falls der Virus die Verwaltung erreicht, hätten wir gerne Mitarbeiter in Reserve, die die Erkrankten ersetzen können.
Angesichts von Aktenbergen und Datenschutzauflagen ist es aber schwer vorstellbar, dass Jugendamt, Katasteramt oder Sozialamt vom heimischen Küchentisch aus betreut werden.
Richtig. Weil wir die Kapazitäten nicht haben, können wir das ohnehin nur abgestuft machen. Einige Mitarbeiter können Zugriff auf wichtige Daten bekommen, andere nur auf die Postfächer. Und dann gibt es noch die klassischen Verwaltungstätigkeiten wie Gutachten schreiben oder Briefe beantworten, für die ich keinen Zugang aber auch nicht unbedingt ein Büro brauche. Wo das gut funktioniert und wo es schwierig ist, müssen die jeweiligen Amtsleiter entscheiden.
Wie gewährleisten Sie, dass der Datenschutz im Homeoffice eingehalten wird?
Wir richten die Arbeitsplätze so sicher wie möglich ein. Darüber hinaus lassen wir uns Verpflichtungserklärungen unterzeichnen und geben Anleitung, wie der Datenschutz umzusetzen ist. Streng vertrauliche Akten können aber nicht mit ins Homeoffice genommen werden, das ist klar.
Viele Unternehmen kommen jetzt in Schwierigkeiten, weil sie bislang kaum über Homeoffice-Möglichkeiten nachgedacht haben. Gilt das auch für die Kreisverwaltung?
Rückblickend muss man sagen: Wenn man die Entwicklung vorhergesehen hätten, wäre es tatsächlich schön gewesen, mehr in der Richtung getan zu haben. Bislang gab es aber in der Belegschaft wenig Nachfragen nach Homeoffice. Deshalb haben wir jetzt tatsächlich nicht die Möglichkeiten, die wir uns wünschen würden. Das lässt sich auch so schnell nicht ändern. Aber wer den Zugang unbedingt braucht, der bekommt ihn.
Inwieweit leidet die normale Verwaltungsarbeit unter der Situation?
Grundsätzlich arbeiten alle Ämter weiter, aber Schwerpunkte haben sich verschoben. Beim Gesundheitsamt haben wir das Personal deutlich aufgestockt. Die Mitarbeiter kommen auch aus anderen Bereichen, in denen etwa mangels Publikumsverkehr deutlich weniger zu tun war.
Moment. Mitarbeiter, die für Kfz-Zulassungen oder Denkmalschutz zuständig waren, arbeiten jetzt im Gesundheitsamt?
Da geht es ja nicht immer um medizinische Fachfragen, sondern auch um Organisation oder Recherchetätigkeiten. Für diese Aufgaben ist ein medizinischer Hintergrund nicht erforderlich. Es ist in einer Verwaltung auch nicht ungewöhnlich, dass Beschäftigte hin und wieder die Abteilung wechseln.
Fürchten Sie, wenn das Virus stärker um sich greift, um die Arbeitsfähigkeit der Kreisverwaltung?
Nun, das Virus wird sicher auch vor unserem Haus nicht Halt machen. Wir können uns so gut wie möglich schützen. Trotzdem kann es natürlich ab einem gewissen Punkt immer schwierig werden. Im Moment sehe ich das aber nicht. Auch, weil die Mitarbeiter so engagiert arbeiten, und ohne mit der Wimper zu zucken, bereit sind, andere Bereiche zu unterstützen. Dafür kann man nicht genug danken.
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Von Oliver Fischer
