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Nennhausen Alle Daten in einer Computerakte
Lokales Havelland Nennhausen Alle Daten in einer Computerakte
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11:05 09.11.2019
Ein Laptop reicht – im Amt Nennhausen wird die Arbeit digitalisiert. Quelle: adobe.com
Nennhausen

Im Standesamt der Amtsverwaltung Nennhausen musste Franziska Sieg manchmal tief in Akten wühlen. „Wir haben hier ja auch urkunden, die wirklich schon älter sind“, sagt sie. Und immer wieder benötigen Antragsteller irgendeinen Nachweis, der erst gesucht werden muss.

Mit dem Computer

Mit zeitaufwändiger Suche ist es nun im Nennhausener Standesamt vorbei. Franziska Sieg, die das Standesamt schon seit einigen Jahren betreut und in den Außenstandorten Orangerie und Slawenburg so manche Ehe besiegelt hat, muss nur noch mit Computer und Maus nach dem richtigen Dokument suchen.

Sammelakten

Im Standesamt Nennhausen werden ab sofort Sammelakten angelegt. „Das bedeutet, dass alles, was zu einer Person hier vermerkt wird, in einer Computerakte zu finden ist. Von der Geburt bis zum Tod ist alles in einer so genannten E-Akte vermerkt. Dazu musste sich Franziska Sieg qualifizieren, außerdem hat das Amt eine Lizenz erworben, um die Daten auf einem Server im Rechenzentrum Cottbus zu speichern und zu bearbeiten.

Von links: Ilka Lenke, Franziska Sieg, Maik Polarek Quelle: Joachim Wilisch

Das sei, so sagt auch Amtsdirektorin Ilka Lenke, ein guter Schritt. Im Westhavelland gebe es ihrer Kenntnis nach kein weiteres Standesamt, das diese Sammelakten elektronisch verwaltet. Derzeit ist Franziska Sieg damit beschäftigt, Altakten zu scannen. „Wir wollen zunächst erreichen, alle Ereignisse seit 1990 aufzunehmen“, sagt sie.

Weniger Papier

Das hat mehrere Vorteile. Wer eine Auskunft benötigt, bekommt sie in Zukunft schneller. Eine lange Nachsuche ist nur bei ganz alten Dokumenten notwendig. Zudem wird weniger Papier verbraucht und die Bearbeiter können sich ihre eigene Zeit anders einteilen.

Standort der Klinik

Übrigens: Geburten werden im Standesamt Nennhausen eher selten dokumentiert, sagt Franziska Sieg: „Das kommt höchstens vor, wenn eine Hausgeburt anstand. Wenn die Kinder in einer Klinik zur Welt kommen, dann ist der Standort der Klinik maßgebend.“

Feuerwehr digital

Maik Polarek kümmert sich in der Amtsverwaltung um das Feuerwehrwesen. „Da mussten wir in der Vergangenheit auch viel Papier benutzen“, sagt er. Alle Einsätze, Mitgliederliste, die Abrechnung von Feuerwehreinsätzen und die Ehrungen sowie Beförderungen mussten bisher auf Papier gemeldet werden. Im Amt wurde es per Hand in den Computer eingegeben.

Direkter Zugriff

Auch das geht nun schneller. Die Ortswehren haben direkten Zugriff auf das Netz, der Server steht im Amt. Für die Ortswehren werden Laptops angeschafft, damit die Ortswehrführer die Daten selber eingeben. „Wahrscheinlich haben wir für zwei Wehren ein Laptop“, so Polarek.

Das Systemmodul kann noch mehr: so wird es in Zukunft auch eine digitale Übersicht über alle Fahrzeuge geben. Insgesamt können fünf Personen gleichzeitig am Feuerwehrprogramm arbeiten. Polarek glaubt aber nicht, dass es allzuoft vorkommt, dass so viele Leute auf einmal ins Netz wollen. Los geht es mit der digitalen Feuerwehr Anfang 2020.

Rechnungsworkflow modernisiert

Auch im Rechnungswesen des Amtes ist der Workflow – der Arbeitsablauf – nun digitalisiert. Alle Dokumente sind eingestellt und werden von den jeweiligen Bearbeitern digital sachlich richtig gestellt. Von der Eingabe bis zur Auszahlung bleibt alles im Computer.

Zeitersparnis

Das bringt auch bei der Rechnungsprüfung durch den Landkreis Erleichterungen. „Den Rechnungsprüfern stellen wir noch zwei Laptops hin und da ist alles drauf“, sagt Ilka Lenke. Allerdings werden die Bescheide auch in Zukunft als Papierdokument an die Betroffenen gegeben. „Aber wenn dann eine Gebühr überwiesen ist, bleibt der gesamte Vorgang in unserem System.

Auch das spart Zeit, Papier und Geld, so die Amtsdirektorin. Sie unterstreicht, dass man diesen Weg der digitalen Bearbeitung konsequent weiter beschreiten wolle.

Fundbüro im Netz

Wichtig zu wissen: auch das Fundbüro ist mittlerweile auf der Internetseite des Amtes Nennhausen zu erreichen. Franziska Sieg, die auch das Fundbüro verwaltet, erklärt: „Die Fundsachen sind alle online vermerkt. Wer etwas vermisst kann hier suchen und sich dann melden.“

Von Joachim Wilisch

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